5 bước để có email follow up hiệu quả
Email follow up là một loại Email nhắc nhớ người xem, thường được gửi sau một cuộc họp, hội thảo, hay phỏng vấn. Làm thế nào để có email follow up hiệu quả?
Xác định mục tiêu
Trước khi soạn email follow up bạn cần biết rõ mục tiêu gửi email của mình là. Mục tiêu cơ bản của 1 email follow up là:
Cung cấp thông tin
Email Follow Up giúp bạn hỏi người nhận về thông tin mà bạn chưa nắm rõ.
Hẹn gặp mặt
Bạn có thể sử dụng Email Follow Up để hỏi ý kiến người nhận.
Chỉ để hỏi thăm hay cảm ơn
Gửi Email Follow Up để hỏi thăm, cảm ơn sẽ có tác dụng lớn.
Chào hàng hiệu quả
Email Follow Up còn dùng để chào hàng, chào mời khách hàng một sản phẩm nào đó.
Mở đầu bằng ngữ cảnh
Nếu hai người không thân thiết với nhau, đầu email, bạn đề cập đến một điểm chung có thể là cách mở đầu
Email khiến họ nhớ đến bạn. Bạn có thể nhấn mạnh Email hay lần nói chuyện đầu tiên giữa hai người để họ dễ dàng hồi tưởng và phản hồi hơn.
Những cách mở đầu Email hiệu quả:
Anh vừa gặp em tuần trước ở [sự kiện hay địa điểm].
Buổi nói chuyện với chị tại [sự kiện] đã truyền cảm hứng cho em về…
[Tên người bạn] đã gợi ý mình liên lạc với bạn.
Lần cuối chị nói chuyện với em..
Anh có nhớ email Follow Up em vừa gửi vài tuần trước về [chủ đề]…
Tuyên bố mục tiêu rõ ràng
Lời khuyên từ nhiều chuyên gia là gay từ đầu thư bạn nên đi thẳng vào mục đích viết Email Follow Up. Ví dụ: Đừng nói là “Em mời chị đi cà phê để học hỏi kinh nghiệm làm việc của chị được không?”, thay vào đó, hãy nói “Em muốn mời chị đi uống cà phê để học hỏi về kinh nghiệm đạt doanh số của chị. Em chật vật mãi mà không đạt được chỉ tiêu”. Bởi nội dung Email càng cụ thể càng tiết kiệm thời gian cho người nhận, giúp họ dễ dàng hiểu các yêu cầu của bạn. Vì vậy bạn cũng có thể đạt được mục tiêu của mình dễ dàng hơn.
Những cách phổ biến để diễn đạt mục đích trong Email:
Em muốn mời anh/chị tham gia [sự kiện] này. Em nghĩ rằng chương trình này đem lại nhiều điều bổ ích cho công việc của anh/chị tại [Công ty].
Như đã hứa, tôi gửi bạn link của nhà phát triển này [link]. Hy vọng có thể giúp ích cho việc phát triển website của bạn.
Nếu bạn chia sẻ thêm với tôi về [chủ đề] này thì tốt quá. Tôi cũng đang làm mấy việc tương tự thế ở công ty.
Soạn chủ đề mail
Theo một nghiên cứu vào năm 2014, trong 6.4 triệu Email của các nhân viên sale tại Hubspot đã phát hiện ra những cách viết Email hiệu quả với chủ đề như sau:
Sử dụng số lượng và thời gian cụ thể: So với các Email có sử dụng thời gian và số lượng cụ thể trong tiêu đề, những Email dùng từ chung chung như “Nhanh chóng” ít được mở hơn 17%.
Tạo giọng điệu khẩn cấp bằng cách dùng từ “Ngày mai”: Các Email có từ “Ngày mai” trong chủ đề mail được mở nhiều hơn 10% so với các Email không có.
Không ghi tiêu đề: Những Email không có tiêu đề lại được mở nhiều hơn 10% so với các Email khác.
Quyết định thời điểm gửi mail
Không chỉ viết Email đúng và thu hút, bạn còn cần quyết định thời gian thích hợp để gửi mail nữa. Dưới đây là một số khung thời gian gửi mail Follow Up gợi ý thường được sử dụng:
24 giờ sau sự kiện
Gửi Email cảm ơn sau khi tham gia một cuộc họp, phỏng vấn, hội thảo.
48 giờ sau sự kiện
Gửi Email Follow Up sau khi nộp đơn xin việc.
1-2 tuần sau sự kiện
Mời tham gia một cuộc họp hay khi không nhận được thư offer công việc dù đã phỏng vấn.
Mỗi 3 tháng sau sự kiện
Hỏi thăm ai đó.
